Опубликовано: 14.06.2017
Я вляюсь постоянным читателем журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии», т.к. часто нахожу в нем полезные статьи и конкретные советы. Прочитав в январском номере статью Екатерины Каменевой «Технология работы с проектами документов», решила поделиться с коллегами нашим опытом работы в этой сфере. В упомянутой статье была показана технология работы при традиционном бумажном документообороте и при помощи системы электронного документооборота (специализированного программного обеспечения). Я же хочу рассказать, как можно реализовать процесс согласования, используя стандартные возможности программы Microsoft Outlook, которая установлена практически на любом компьютере. Таким образом, вы сможете воспользоваться прелестями электронного согласования без покупки дорогостоящего специализированного программного обеспечения.
У нас эта технология работы уже отлажена и показала свою эффективность. В качестве внутреннего нормативного документа мы утвердили «Порядок электронного согласования документов», в котором прописали алгоритм работы в виде инструкции для персонала с изображением экранных окон программы. Составляя текст этого документа, мы стремились сделать его максимально логичным и понятным. Если решите воспользоваться нашими наработками, то для составления своего нормативного документа вы сможете использовать данную статью.
Дополнительно стоит разработать регламенты по управлению нормативными и распорядительными документами, где оговорить сроки согласования проектов документов, перечень согласующих лиц, кто его определяет и в зависимости от чего. В нашей компании состав согласующих определяет автор проекта документа, которого мы именуем инициатором.
